お客様事例

岩手県の三陸地域に位置し、様々な景勝地が存在する風光明媚な都市、大船渡市。

震災復興からデジタルの面でも急速な発展が進む大船渡市役所様でも、弊社製品をご利用いただいています。
今回は大船渡市役所様を訪問し、導入いただいている「内部情報トータルシステム Bestside」についてお伺いしました。

まずは、「内部情報トータルシステム Bestside」導入前に抱えていた問題点や背景と、弊社の製品を選んだ決め手を教えてください

以前当市で利用していたシステムは大手ベンダーが提供する製品でしたが、法改正に伴うシステム改修費用や保守費用が自治体規模に合わない費用感になってしまったため、なんとかしたいと考えていました。
そんな中、岩手県内の自治体を多くサポートしているアイシーエスさんに相談したところ、当市のような人口規模に適した費用感での導入が可能であったり、システム開発に携わる方々が直接自治体をフォローするような体制が整っていたりと魅力的な点が多くあり、導入を検討するに至りました。

「内部情報トータルシステム Bestside」を導入したことによる効果はいかがでしたか

当初は出退勤や時間外勤務の申請を紙で行っていました。それをデータ化、システムに入力して給与計算等に反映するのが従来の流れでしたが、電子決裁や庶務管理のシステムが導入されたことによって概ねデジタルでの処理が可能になりました。
紙からデータ化するという作業が無くなりましたし、庶務管理システムと人事給与システムのデータ連携が容易ですので、それまでかかっていた時間が削減されました。

とりわけ、今回は様々なシステムをオールインワンで導入いただきましたが、「電子決裁」を導入することができた点が一番ポイントとして大きかったです。
上長の決裁などが電子決裁システムの中で行えるようになったのは非常に効果があったと思います。

導入したシステムの使いやすさはいかがでしたか

以前使用していたシステムは、例えばボタンを押した際に作動するまで若干のタイムラグが発生したりすることもありましたが、Bestsideではそのようなこともなく即座に作動されますので、職員もストレス無くシステムを使えているのではないかと思います。
Bestsideを実際に使用してみて、操作が分かりやすくて使いやすいインターフェースだと感じましたし、システムの強みでもあるデータ連携も操作に違和感はなく、使いやすい印象です。

「内部情報トータルシステム Bestside」導入にあたって、弊社のサポートはいかがでしたか

私が現在の部署に来て、初めての大きいシステムの更新業務が今回のBestside導入でした。
プロジェクトの進め方というのも初めてで最初は分からない部分も多かったですが、基本的にアイシーエスさんのプロジェクトリーダーの方とのやり取りのみで完結し、窓口が一本化されていたので進めやすかったです。
色々と分からない部分はフォローしていただいた部分もあり、スムーズにシステム導入ができたと思います。

従来のシステムの際は開発元とベンダーが別れていましたので、要望や不明点を相談しても開発元への確認のタイムラグが発生してしまっていました。
アイシーエスさんの場合はそこが一元化されていますので、リアクションがスピーディだと感じました。そういった面でも、職員は心強さを感じていると思っています。

「内部情報トータルシステム Bestside」を導入したことによる付加価値などがあれば教えてください

Bestsideは令和４年度から稼働していますが、それ以前は当市が東日本大震災の被災地であることもあって、最優先に復旧復興に注力してきた背景があります。
そのため、県内外の他の自治体に比べてデジタル化の面では遅れを取っている課題認識がありました。
そういった中でBestsideを導入したことにより、当市のデジタル化の第一歩となりましたし、行政のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させるきっかけにもなったのかなと思います。

今後「内部情報トータルシステム Bestside」を活用していく上での展望をお聞かせください

現在、文書管理はまだ当市の中で電子決裁の切り替えができていない状況です。
既存の紙の情報をデータ化して文書管理するとなると膨大なデータ量を保存することになりますので、運用面を含めて慎重に進めていく必要があるとは思いますが、文書の処理や管理も今後デジタル化を検討していきたいと考えています。

最後に一言お願いします

アイシーエスさんは県内自治体を多くサポートされているので、そういった面での心強さというのはあると思っています。
今後令和７年度までに国の号令の元で全国の自治体が標準化を進めて行く必要がある状況もありますので、その大きなイベントを乗り越えるためにアイシーエスさんには是非これからもフォローをお願いできればと考えています。